Review 360 : Autorisations de partage de liens
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Cet article s'applique à :
Contrôlez l'accès à votre contenu. Rendez vos éléments de Review 360 privés tout en permettant aux parties prenantes invitées de faire part de leurs commentaires.
Comment ça marche
Lancez les paramètres de partage des articles à l'aide de l'icône Plus (•••) qui apparaît lorsque vous passez la souris dessus, de la barre d'outils d'action en haut lorsque la fiche article est sélectionnée ou de l'option Partager dans le coin supérieur droit de l'écran lorsque vous ouvrez l'élément depuis le tableau de bord.
Sélectionnez Uniquement les utilisateurs invités dans la liste déroulante Accès aux articles, saisissez l'adresse e-mail du réviseur dans le champ Personnes ayant accès, puis appuyez sur Entrée ou sélectionnez-la dans la liste déroulante. Ou collez une liste d'e-mails dans le champ pour les ajouter automatiquement. Ajoutez toute personne possédant un Articulate ID. Si votre réviseur n'a pas d'identifiant Articulate, demandez-lui de créer un compte gratuit ici avant de l'ajouter. Supprimez des utilisateurs en cliquant sur l'icône X à côté de leur nom. Cliquez ensuite sur Enregistrer pour confirmer les modifications.
Désormais, toute personne qui essaie d'utiliser le lien pour afficher l'élément doit se connecter avec son identifiant Articulate, mais seuls les utilisateurs que vous avez sélectionnés peuvent le consulter.
Consultez ce guide de l'utilisateur pour en savoir plus sur les paramètres de partage.
FAQs
Les utilisateurs ont-ils besoin de postes Articulate 360 pour voir un élément privé ?
Aucun poste n'est requis ! Vous pouvez donner accès à toute personne possédant un Articulate ID. Si votre évaluateur n'en a pas, demandez-lui de créer d'abord un compte gratuit ici.
Puis-je ajouter des groupes d'utilisateurs plutôt que des individus lors du partage ?
Pas pour le moment, mais nous aimerions savoir en quoi cette fonctionnalité pourrait vous être utile.
Les éditeurs de dossiers d'équipe ont-ils accès à l'élément Review 360 si son lien de partage est privé ?
Si l'élément se trouve dans un dossier d'équipe, les éditeurs peuvent accéder aux paramètres de partage des éléments. Ils sont répertoriés sous « Personnes ayant accès » avec une icône de dossier à côté de leur nom.
Comment cela fonctionne-t-il avec Request Review ? Qu'arrive-t-il à mes réviseurs uniquement par e-mail lorsque je change le lien de partage en mode privé ?
Lorsque le lien de partage est privé, les réviseurs dotés d'Articulate ID sont automatiquement ajoutés à la liste des lecteurs avec une icône de presse-papiers à côté de leur nom. Toute personne qui n'est pas connectée à Articulate 360 et essaie de consulter le lien de partage est redirigée vers une page contenant des options permettant de se connecter ou de créer un compte. Les évaluateurs utilisant uniquement le courrier électronique peuvent créer un compte en utilisant la même adresse e-mail pour se connecter et consulter l'article.
Existe-t-il un moyen pour moi de rendre les liens de partage privés par défaut ?
Pas pour le moment, mais dites-nous si c'est important pour vous.
Puis-je rendre privé un lien de partage existant ? Puis-je rendre privés les liens de partage de tous les éléments de relecture d'un dossier ?
Vous pouvez rendre privés les liens de partage existants, mais vous devrez le définir par élément. Il n'existe actuellement aucun moyen de rendre plusieurs éléments privés en même temps.
Puis-je savoir qui a consulté un article privé de Review 360 ?
Non, mais vous pouvez ajouter des réviseurs via la relecture des demandes afin de suivre leur progression. Vous pouvez même fixer une date d'échéance et envoyer des rappels par e-mail.
Le fait d'accorder l'accès à un utilisateur lui envoie-t-il une notification par e-mail ?
Pas pour le moment, mais vous pouvez les ajouter en tant que réviseurs via la relecture des demandes pour envoyer des invitations et suivre leur progression.
Qui peut définir les autorisations sur un élément de Review 360 ?
Seul le propriétaire de l'élément peut définir des autorisations pour les éléments de son répertoire privé. Si l'élément se trouve dans un dossier d'équipe, les éditeurs de dossiers peuvent également définir les paramètres de partage de l'élément.
Que se passe-t-il lorsque je duplique un élément avec un lien de partage privé ?
Le lien de partage de l'élément dupliqué restera privé. S'il se trouve dans un dossier d'équipe, les autorisations explicites sont exclues de la copie, de sorte que seuls le propriétaire et les éditeurs du dossier ont accès au doublon.
Que se passe-t-il lorsque je retire un utilisateur de l'abonnement ?
Lorsque des utilisateurs sont retirés d'une équipe Articulate 360, nous supprimons tous les accès aux éléments de Review 360 qui leur ont été accordés.
Que verront les utilisateurs lorsqu'ils utiliseront un lien de partage privé auquel ils n'ont pas accès ?
Lorsqu'un lien de partage est privé, toute personne qui essaie de consulter l'élément est redirigée vers une page indiquant qu'elle n'y a pas accès (voir ci-dessous). S'ils ne sont pas connectés avec un Articulate ID, ils verront des options leur permettant de se connecter ou de créer un compte, mais seules les personnes autorisées à y accéder pourront consulter l'élément une fois connectées.
